[Fenfire-dev] 2nd request for comments for rules for non-profit association

[Matti Katila]

Ok, the latest version of the rules. Please reply with comments.

First the English, then the Finnish version:



===========================================
Rules of the Fenfire non-profit association
===========================================


1 Name and seat
===============

The association's name is *The Fenfire Foundation ry* and the seat is
in Jyväskylä.


2 Purpose and line of operations
================================

The association's purpose is to promote technical methods for managing
and sharing information, bring them to use for the society and
therefore develop and distribute Fenfire and related Free Software
programs. The association's purpose is also to providie services to
the Fenfire community.

To fulfill association's purpose it may

- develop, distribute and release software, and
- offer services to the Fenfire community

but only in ways whose purpose is not to attain profit
or other direct financial benefit for a member.

To support the associations's acitivities it may license programs
under proprietary licenses and sell merchandise and services.  With
permission, it may be supported with grants, donations, and
inheritances.

The association may own assets necessary to support it's activities.


3 Members
=========

An applicant who accepts the purpose and the rules of the association
can be accepted as a member.

The membership is accepted by the executive committee in written form.

The executive committee can make a proposal to the association's
meeting to promote a person who has considerably furthered the
association's cause to be a honorary chairperson or a honorary member.


4 Resignation and expulsion 
===========================

A member is entitled to resign from an association at any time by
informing the executive committee or its chairperson thereof in
writing. A member may also resign by giving a notice thereof at a
meeting of the association for entry in the minutes.

The executive committee may expel a member who has failed to pay the
membership fee or to fulfill the obligations to which they have bound
themselves by joining the association, who have substantially damaged
the association by their action outside the association, or who have
violated the provisions of the Associations Act.


5 Joining and membership fee
============================

The joining fee and the membership fee is decided by the annual
general meeting. Honorary chairmen and honorary members do not pay the
membership fee.


6 Executive committee
=====================

The executive committee attends to the affairs of the association.
The executive committee consists of the chairperson, 2-12 other
members, and 0-7 deputy members who are selected in the annual general
meeting.

The executive committee is elected for the period of time 
between two annual general meetings.

The executive committee elects one of its members to be vice
chairperson.  It also chooses a secretary, a tresurer and other
clerical personnel.

The executive committee is invited by the chairperson, or, if the
chairperson is busy, by the vice chairperson when they find it
necessary, or when at least half of the executive committee demands
it.

The executive committee shall have a quorum when at least half of the
members as well as the chairperson or the vice chairperson are
present.  The decision of the executive committee shall be the opinion
receiving the support of over half the members present, or, if there
is a tie, the opinion receiving the support of the chairperson. If
there is a tied vote in an election, the outcome shall be decided by
drawing lots.


7 Right to sign on behalf of the association
============================================

Any two of the following people may together sign on behalf of the
association: The chairperson, the vice chairperson, the secretary, and
the treasurer.


8 Financial year and annual accounts
====================================

The financial year of the association is the calendar year.

The annual account for each financial year must be given to an auditor
at least three weeks before the annual general meeting on whose agenda
it is to approve the income statement and balance sheet. A written
statement shall be given to adminstration at least two weeks before
the annual general meeting.


9 Meetings of the Association
=============================

The annual general meeting shall be held on a day between January and
May. The exact date is chosen by the executive committee.

An extraordinary general meeting of the association shall be held if
the general meeting or the executive committee decides
so. Additionally, if at least one tenth (1/10) of the voting members
demand it in writing from the executive committee, a general meeting
must be held within thirty days.

Every member has one vote.

The decision of the general meeting shall be the opinion receiving the
majority of the votes, or, if there is a tie, the opinion receiving
the support of the chairperson. If there is a tied vote in an
election, the outcome shall be decided by drawing lots.


10 Invitation to the meeting
============================

The executive committee must invite the members of the association by
mail, at least seven days in advance of the general meeting.


11 Annual general meeting
=========================

The association's general meeting shall have the following agenda:

1. Opening

2. Selection of the meeting's president, secretary, two scrunitizers
   of the minutes and, if needed, two scrutineers (i.e., vote
   counters).

3. Finding out whether the general meeting has a quorum.

4. Acceptance of the agenda.

5. Presenting the financial statement, annual report and auditor's
   report. 

6. Accredition of the financial statement and 
   discharge from liability of the executive committee
   and other responsibles.

7. Acceptance of plan of action, outcomes and incomes,
   joining and membership fee.

8. Election of the chairperson and other members of the executive
   committee. 

9. Selection of one or two auditors and the substitute auditor.

10. Handling of other things writen down in the agenda.

If a member wants a decision in the power of the general meeting to be
taken, they have to inform the executive committee in writing, early
enough before the meeting that the decision can be included in the
agenda.


12 Decision of changing rules and deleting the association
==========================================================

Changing the rules and deleting the association are decided by the
association's general meeting with a quorum of at least three fourths
(3/4) of the members present. The invitation must inform the members
that these decisions will be made by the general meeting.

After deleting the association, the association's remaining assets
must be used for the association's purpose. The general meeting that
makes the decision to disband the association decides about the
details. If the association is closed for other reasons, the process
is the same, but without the meeting.


===========================
Fenfire yhdistyksen säännöt
===========================


1 Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
================================

Yhdistyksen nimi on *The Fenfire Foundation ry* ja sen kotipaikka on
Jyväskylä.


2 Tarkoitus ja toiminnan laatu
==============================

Yhdistyksen tarkoituksena on edistää teknisiä tiedonhallintamenetelmiä
ja tuoda ne yhteiskunnan hyödynnettäväksi, ja näin ollen kehittää ja
levittää sekä vapaata Fenfire-ohjelmistoa että siihen liittyviä
ohjelmia. Yhdistyksen tarkoituksena on myös tukea Fenfire-yhteisöä.  

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys voi:
 - kehittää, levittää ja julkaista ohjelmistoja,
 - tarjota yhteisölleen palveluita,
kuitenkin niin, ettei tarkoituksena ole voiton tai muun välittömän
taloudellisen edun hankkiminen siihen osalliselle. 

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi lisensoida ohjelmistoja
kaupallisesti, myydä oheistuotteita tai palveluja, sekä
asianmukaisella luvalla yhdistyksen toimintaa voidaan lisäksi tukea
avustuksin, lahjoituksin ja testamentein. 

Yhdistys voi omistaa toimintaansa varten omaisuutta.


3 Jäsenet
=========

Yhdistykseen jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy
yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt.  

Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. 

Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan
hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka
on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa. 


4 Jäsenen eroaminen ja erottaminen
==================================

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä
kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka
ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi
pöytäkirjaan. 

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt
erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä
ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai
on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti
vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen
säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. 


5 Liittymis- ja jäsenmaksu
==========================

Jäseniltä perittävän liittymismaksun  ja vuotuisen jäsenmaksun
suuruudesta päättää vuosikokous. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsenet
eivät suorita jäsenmaksuja.  


6 Hallitus
==========

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa
valitut puheenjohtaja ja 2-12 muuta varsinaista jäsentä sekä 0-7
varajäsentä.  

Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa
keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut
tarvittavat toimihenkilöt. 

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan
varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai
kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.  

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä,
puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna on
läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten
enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni,
vaaleissa kuitenkin arpa.  


7 Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
==================================

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja,
varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja,  kaksi yhdessä. 


8 Tilikausi ja tilintarkastus
=============================

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.   

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus
on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen
vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa
viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle. 


9 Yhdistyksen kokoukset
=======================

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä
päivänä tammi-toukokuussa. 

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai
kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään
kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä
hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti
vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä,
kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle. 

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. 

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin
määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista
äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten
enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan
ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.  


10 Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
=========================================

Hallituksen on  kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään
seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla
kirjeillä. 


11 Vuosikokous
==============

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

        1. kokouksen avaus

        2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi
           pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa          
                          

        3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

        4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

        5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien
           lausunto 

        6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden
           myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille 

        7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä
           liittymis- ja jäsenmaksun suuruus 

        8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

        9. valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille
           varatilintarkastajat 

        10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen
vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä
kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan
sisällyttää kokouskutsuun. 


12 Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
==================================================

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä
yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä
annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen
muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. 

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen
tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä
tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan
tarkoitukseen. 



   -Matti