Bonjour, Mélopie.
!!! Il est très difficile de comprendre exactement comment tu procèdes par écrit mais il me semble qu'une source de problèmes de fond réside dans ton utilisation des postes à la place des fiches, à moins que tu nommes «postes» les fiches que tu utilises.
Autrement, je te conseille plus que vivement de changer de méthode et de ne faire usage que des fiches!
(L'utilisation d'une fiche ventile le «compte» de la fiche elle-même -- je m'autorise cet abus de langage pour faire court -- ET le poste comptable éventuellement y lié; alors que l'utilisation du poste (OD, par exemple) ne ventile que le poste. Dès lors, plusieurs fiches peuvent «alimenter» le même poste (exemple: toutes les clientes en 400 (ou 400000, selon l'usage)). Ce qui introduit des différences de soldes en fonction de l'utilisation fiches ou postes (la fiche «cliente x» reprend le compte du client x, le poste 400000 reprend le solde du total de toutes les clientes). Je pense que les soucis que tu rencontres viennent de là.)
Quand tu modifies le poste d'une fiche, c'est ce nouveau poste qui sera désormais alimenté par la fiche. Mais le poste que celle-ci alimentait avant changement n'est pas remis à zéro pour autant. Dès lors, il faut faire en sorte que toutes les opérations qui ont alimenté le premier poste soient modifiées pour qu'elles alimentent le second poste à la place. Pour ce faire, il est plus prudent de changer la fiche utilisée dans toutes ces opérations, et donc d'utiliser «changer la fiche» plutôt que «chager le poste» dans TOOLS.
(
Résumé changement de poste d'une fiche: ouvrir la fiche - changer le poste comptable - sauver - dans TOOLS faire une recherche sur base de la FICHE! (éventuellement filtrée sur la période/journal/etc' si ça ne concerne pas toutes les opérations où le poste est ventilé -- mais il vaut mieux, dans ce cas, créer une nouvelle fiche pour le nouveau poste plutôt que de laisser derrière un poste sans fiche (puisque la fiche précédemment y associée l'est maintenant à un autre poste)) - sélectionner les opérations où la nouvelle fiche (en fait, le nouveau poste) doit être utilisée au lieu de l'ancienne (ancien) - et SUBSTITUER
LA FICHE PAR ELLE-MÊME.
Pour le lettrage, je ne sais pas en dire grand-chose comme ça. J'ai parfois l'impression que, alors que lier des opérations et lettrer des postes ne sont pas les mêmes choses, le lettrage se fait parfois automatiquement et parfois non. Mais je n'ai pas exploré la question.
Il est probable que l'absence de lettrage vienne de là. Ce peut être, par exemple, que les paiements ont été effectués avec la même fiche mais pas le même poste, celui-ci ayant changé entre-temps. Lors d'un changement de poste pour une même fiche, si l'ancien poste ne doit plus être utilisé nulle part, il s'agit de changer la fiche avec elle-même (après en avoir modifié le poste) dans TOUTES les opérations où celle-ci est utilisée.
Sans avoir tout cela sous les yeux, je me perds un peu avec toutes tes fiches et postes, sachant qu'il est possible de créer des postes sans fiche, etc'.
Ce qui peut aider: voir dans le plan comptable si des postes sont «orphelins», c'est-à-dire qu'il ne sont liés à aucune fiche (voir dans la colonne de droite la ou les fiches associées aux postes).
Il faut alors corriger cela: s'assurer que chaque poste est lié à au moins une fiche. Les postes orphelins que tu ne peux pas supprimer ont été utilisés quelque part: soit il doivent être gardés et il faut leur associer une ou des fiches, soit il peuvent être supprimés et il faut voir dans quelles opérations ils sont utilisés et les y changer par la bonne fiche (et, donc, le bon poste), pour qu'ils ne soient plus liés à aucune opération et pouvoir les supprimer (j'ai fait une proposition dans Mantis pour que les postes utilisés apparaissent clairement (couleur?) dans le plan comptable pour pouvoir vérifier ceci en un coup d'œil).
Si tu affiche la balance de l'exercice (qui, elle, fonctionne par poste), tu verras aussi tous les postes utilisés et tu pourras choisir ceux que tu veux garder et ceux qui peuvent être supprimés, et commencer la procédure de nettoyage ci-dessus.
Si tu passes parfois à bruxelles, nous pouvons regarder ça ensemble un de ces jours. Je compte bientôt organiser des «ateliers Comptabilité/Noalyss» mais j'attends d'avoir un lieu adéquat.
Dis-moi déjà si les indications ci-dessus t'aident en quoi que ce soit, et avançons pas-à-pas.
Bonne journée.
Bon courage.
y
"Mélopie" <address@hidden> wrote:
Merci Yann, pour ces réponses! J'ai mis des notes dans le corps
du texte, plus bas.
Message: 2
Date: Mon, 30 Jan 2017 13:22:16 +0100 (CET)
From: Yann De Coster <address@hidden>
To: Discussion à propos de NOALYSS, développement, support...
<address@hidden>
Subject: Re: [noalyss-generale] Copro procédure
Message-ID: <address@hidden>
Content-Type: text/plain; charset="utf-8"
Salut.
J'en profite d'avoir une minute pour essayer de répondre tant que possible à certaines de tes questions.
Merci à qui que ce soit de corriger si nécessaire.
- Dans mes essais, j'ai malencontreusement encodé un appel de fond en
poste 420. QuickCode AFDEP. Quand je m'en suis rendu compte, j'en ai
refait un en poste comptable 701AFDEP (QuickCode AFDEP). J'ouvre la
fiche dans GESTION/CARD en cliquant sur le QuickCode. J'ouvre
l'historique. Un appel de Fonds O00004 que j'ai encodé apparaît. Dans la
liste des postes concernés, j'ai les postes des copropriétaires en
400xxx au débit et le poste 420 en crédit au lieu du 701AFDEP.
420, c'est "Emprunts subordonnés"! Comment je peux faire la rectification?
Attention! C'est le quickcode qui est déterminant. Deux fiches peuvent avoir le même nom mais non le même quickcode.
La procédure que j'applique -- Dany pourra bondir s'il y en a une plus adéquate -- est de passer par «Outils comptables».
1) créer la bonne fiche, comme tu as fait. Si tu mets le même quickcode qu'une autre fiche, Noalyss devrait en générer un autre automatiquement (basé sur le numéro d'identité de la fiche, je crois), ce qui fait que l'appel de «AFDEP» concernera la première fiche (420). Donc, soit tu changes d'abord le quickcode de la première fiche et ensuite tu crées la seconde avec «AFDEP», soit tu fais toute la procédure et changeras le quickcode de la seconde après avoir supprimé la première.
2) Dans «Outils comprables» -> «opération», tu fais une recherche pour retrouver les opérations où tu as utilisé le 420, tu sélectionnes celles dans lesquelles tu souhaites remplacer la fiche, et tu fais «changer fiche», remplacer «AFDEP» par «FIDXXX» (normalement le quickcode de la seconde fiche créée (701)).
Je suis allé dans EXT/TOOLS [Extension->Outils
comptables->Opération]
J'ai lancé une recherche sur le poste 420. et j'ai trouvé
l'opération incriminée
J'ai coché le petit carré pour la sélectionner (ben, oui! Sinon rien
ne se passait)
J'ai Cliqué sur le bouton "changer le poste comptable" pour passer
de 420 à 701AFDEP.
C'est OK.
Pour bien montrer que je n'ai pas compris la délicate association
QuickCode et Poste comptable, J'ai un appel de fonds nommé AFROUL
Poste Comptable 700AFCOUR.
Dans la liste des appels de fonds COMPTA/CARD, si je clique sur le
QuickCode, je tombe bien sur la fiche de l'appel avec référence au
poste comptable qui va bien.
Si je clique sur l'historique de la fiche, j'ai une opération
encodée.
Je clique sur l'opération: j'ai la liste des poste comptable des
copropriétaires concernés et une autre dénomination pour le poste
comptable où est crédité l'appel de fonds: 700AFCOURANT2009.
Ben, oui, je trouvait ça trop long, alors j'ai changé quelque part,
sans me préoccuper de savoir si ce changement était répercuté
partout.
Mais, je n'ai même pas le poste comptable 700AFCOUR dans ma liste de
plan comptable PARAM/CFGPCMN onglet 7.
Cette fois, je rétablis l'ancien poste comptable 700AFCOURANT2009
dans la fiche.
Quelle est la bonne pratique pour gérer les postes comptables?
Pour faire bonne mesure, mon Appel de fonds, le fameux AFDEP est lié
à deux paiements F000XXX liés, mais non lettrés.
Est-ce que ça pourrait être une séquelle de mes manipulations de
QuickCode et de poste comptable précédentes, puisque j'ai d'abord
créé mon Appel de fonds, puis encodé les paiements en les liant à
l'appel, puis commencer à vouloir changer les noms?
C'est comme si il n'y avait pas eu ces versements.
Je n'ai pas encore pu avancer sur les points suivants.
Merci beaucoup!
3) Si la fiche 420 n'est plus utilisée, ni nécessaire, tu peux la supprimer, et ensuite changer le quickcode de la 701.
4) Si la première fiche est utilisée ailleurs à bon escient, alors il faut bien distinguer à l'étape 2 les opération où il s'agit de la remplacer par la seconde de celles où elle ne doit pas l'être, et choisir des quickcode distincts pour les deux fiches.
- Comment prendre en compte un remboursement d'assurance, quel poste -
En attendant j'ai créé un poste 999 - Sachant qu'il n'est pas remboursé
la même année?
Le plus simple est d'introduire une opération note de crédit avec le poste de charge assurance au débit et un signe «-» devant le montant, si tu as reçu la note de crédit.
Si tu sais déjà qu'il y aura remboursement, et que tu en connais le montant avant la fin de l'exercice précédant celui du remboursement, mais que tu n'as pas encore reçu la note de crédit, tu peux le passer en «fournisseur débiteur» dans une OD avec la fiche de charge «assurance» au crédit. En début d'exercice, tu extournes l'opération, et lors de la réception de la note de crédit, tu l'encode comme mentionné au début. Ainsi, tu auras pris en compte la diminution de charge et la créance sur le fournisseur au premier exercice, puis l'OD et la NDC du second exercice s'annuleront au poste de charge et la NDC imputera la créance au fournisseur, créance annulée pour «fournisseur débiteur» par l'OD .
Si tu ne constates la créance que plus tard et que l'exercice précédent est clôturé, tu peux soit imputer telle quelle la réduction de charge à l'exercice en cours par une notre de crédit (pas très correct), soit, au mieux, créer un poste «remboursement charges exercice précédent», par exemple, et utiliser celui-là dans la NDC.
Et tout ceci, bien entendu, indépendamment de la date du remboursement effectif par l'assureur -- la magie de la comptabilité en partie double.
- Quelle est la procédure de report d'un exercice à l'autre? Pour le
moment, j'en suis à la dernière étape de COMPTA/ADV/OPEN où j'ai une
liste d'opérations non soldées avec des montants au débit et au crédit.
Je n'ai pas de postes renseignés dans aucune ligne.
Comment dois-je procéder.
Normalement, y sont repris toutes les fiches non soldées de l'exercice précédent (sauf 6 et 7) et, si tu ne t'es pas planté(e?) dans la clôture, D=C.
De manière générale, il vaut toujours mieux passer par les fiches que directement par poste, il n'est donc pas nécessaire de mentionner de poste ici.
Tu choisis l'intitulé de l'opération d'ouverture, la date (premier jour de l'exercice), et tu valides.
Voilà.
Dis-moi si ça semble convenir.
y
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