Наш практический семинар дает ответ на самый важный вопрос: как правильно организовать работу офиса. Вы научитесь грамотной подготовке деловой документации, организации снабжения офиса, необходимым хозяйственным операциям. Особое внимание будет уделено правилам соблюдения корпоративного стиля, деловому общению.
Москва: 8! 495-98O-5 726
16-17 февраля 2006 года
ОФИС-МЕНЕДЖМЕНТ
ПРОГРАММА:
I. Должностные обязанности офис – менеджера
Организационная структура управления. Структура организации. Виды и характеристика организационных структур. Уровни управления. Делегирование полномочий.
Офис-менеджер в структуре управления: основные направления деятельности, должностные обязанности и порядок работы. Основы менеджмента. Коммерческая и служебная тайна в работе офис-менеджера.
II. Организация снабжения офиса. Учет ТМЦ
Конъюнктура рынка. Анализ предложения, структура цены товара, система скидок. Оптимизация использования ресурсов.
Закупка средств оргтехники, мебели, элементов оформления офиса. Организация снабжения офиса канцелярскими и хозяйственными товарами, продуктами питания. Расчет потребности. Создание запаса товаров, напитков, подарков, рекламной продукции.
Организация системы хранения, учета, и выдачи предметов и средств труда.
Полная материальная ответственность. Передача товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому. Инвентаризация хозяйства офиса.
III. Хозяйственные операции. Порядок проведения и документирования
Виды хозяйственных операций офис-менеджера. Унифицированные формы первичных учетных документов.
Порядок получения товарно-материальных ценностей у поставщика. Документальное сопровождение. Доверенность. Правила оформления и методика проверки доверенности. Товарная накладная. Счет-фактура. Приходный ордер. Особенности оформления партии товара.
Формы оплаты товаров и услуг. Безналичная форма оплаты. Особенности оплаты сделок наличными денежными средствами.
Приобретение товаров в розничной торговле. Подотчетные средства. Документальное сопровождение: расходный кассовый ордер, товарный чек, кассовый чек, приходный кассовый ордер.
Порядок отчета подотчетных лиц. Оформление авансового отчета.
IV. Организация работы офиса
Зонирование офиса. Функциональные зоны. Представительские и конфиденциальные зоны. Элементы оформления офиса.
Организация рабочих мест руководителя, сотрудников. Санитарно-гигиенические нормы. Оснащение рабочих мест.
Организация ремонтных работ. Ремонт помещения. Профилактическое обслуживание и ремонт офисной оргтехники.
Организация курьерской связи: внутренней, внешней.
Организация работы транспорта: приобретение автотранспортных средств, лизинг, аренда. Техническое обслуживание. Страхование. Планирование поездок и работа собственного транспорта. Работа с такси.
Организация системы безопасности. Техника безопасности. Охрана офиса.
Организация питания сотрудников. Формы питания в офисе. Бизнес – ланч.
Организация командировок. Заказ билетов и гостиниц, оформление виз, Прием командированных, оформление приглашений иностранным гражданам.
V. Корпоративный стиль. Представительская деятельность
Корпоративный стиль. Составляющие корпоративного стиля. Оформление и заказ визитных карточки, конвертов, приглашений, папок, вывесок, указателей.
Организация приема деловых партнеров: угощение, представительские расходы.
Организация и проведение презентаций: аренда помещения, организация фуршета, комплект презентационных материалов, бизнес-сувениры.
Прием делегаций: заказ билетов и бронирование мест в гостиницах, визовая поддержка, встреча и размещение гостей, транспортное обслуживание, деловой обед, организация культурной программы.
Официальный деловой протокол. Деловые подарки.
Организация корпоративных мероприятий: виды коллективного досуга, расчет и оптимизация затрат на проведение.
Корпоративные праздники.
Авторы и ведущие: Административный директор крупной зарубежной компании; Старший преподаватель кафедры менеджмента Всероссийского государственного института кинематографии (ВГИК). Автор и преподаватель программ «Психология и этика делового общения», «Этика и культура управления», «Международный протокол», «Бизнес-этикет», «Речевые коммуникации», «Письменные коммуникации» и др.