Manuel d'utilisation de Dolibarr : introduction Dolibarr est un logiciel de gestion d'entreprise, et de relation client. Il est donc de la famille des GRC, PGI (ERP-CRM) qui sont des outils en plein développement dans les entreprises et associations de nos jours. Ces outils n'ont pour but que de simplifier le travail de chacun des secteurs de la société et faciliter la mise en commun du travail de chacun grâce à l'outil informatique. C'est donc grâce à cet outil informatique, qu'il est désormais plus aisé aujourd'hui de gérer son stock, ses ressources humaines, ses clients, ses contacts... dans ce manuel, nous tâcherons de vous expliquer le plus fidèlement possible l'utilisation de ce logiciel, qui comme tout logiciel de gestion s'avère complexe pour l'administration, et l'utilisation globale. Cependant, une fois le fonctionnement assimilé, il est aisé d'adapter l'application à la composante métier de chacun. Dolibarr est un outil libre, développé par des passionnés, sa force est que tous les développeurs sont concernés par le sujet, sujet différents pour chacun qui permet par la suite d'adapter le logiciel aux besoins de tous ceux qui l'utilisent aujourd'hui. Et ça marche puisque de jour en jour, de nouvelles personnes tentent l'aventure. L'esprit de communauté est, pour la réussite du projet, primordiale. Votre collaboration en tant que professionnel nous intéresse. N'hésitez pas a rejoindre pour cela la mailing list. Pour comprendre l'utilisation de Dolibarr, nous commencerons par nous positionner du point de vue utilisateur en étudiant un cas concret qui évoluera au fur et à mesure que l'on avancera dans l'utilisation du logiciel. Une fois l'application maîtrisée, nous nous attacherons a l'administration de l'application qui sera ensuite un jeu d'enfant (voir l'insert des informations de notre société adr...). Je rappel, que l'exemple cité ne figure en rien un conseil de gestion d'entreprise (heureusement, sinon il roulerait à la catastrophe) mais indique simplement comment utiliser le logiciel). Le pré requis pour ce how to est l'installation de Dolibarr réussie, ainsi que le compte admin fonctionnent avec toutes les options, et autorisations celui qui le pourra rajoutera la gestion des fournisseurs que je ne gère pas pour le moment. Présentation du cas concret Nous sommes donc une entreprise de service, qui vendons des conseils, de la formation sur la gestion d'entreprise et la relation entre collaborateur. L'entreprise est composée d'un commercial qui s'occupe du marketing, et de la prospection. D'un chargé de projet qui récupère les clients ayant un projet. Il récupère la " commande " du(des) projet(s), établit les fiches d'intervention et prévoit les rendez vous avec ce dernier. Il y a aussi des employés qui eux vont réaliser les prestations de services (livrer la marchandise). Ensuite, un comptable s'occupera de générer la facturation une fois le travail effectué, le suivi de cette facturation et enfin le paiement. Enfin, c'est le dirigeant de l'entreprise, qui aura un œil sur tout, qui possède deux comptes, l'un ou il a tous les droits sur tout (Admin.) et son compte sur lequel, il pourra visualiser le travail de chacun et consulter les statistiques pour les bilans hebdomadaires. Les produits de notre agence cons'eil seront des produit standard où l'unité sera la journée. La quantité indiquera le nombre de jour nécessaires. Ainsi, les entreprises du secondaire et du primaire pourront faire le parallèle avec le processus métier qui les occupe. Les interventions, seront les installations chez le client du produit, équivalent de la livraison si elle est gérée en interne. J'espère développer par ce cas, toutes les possibilités envisagées par l'application, à vous de faire le tri avec les informations qui vous sont nécessaires et celles qui ne vous intéressent pas. Merci de me faire part de vos remarques quant à la qualité de ce document. La société cliente, sera dans un premier temps ajoutée à la base, puis prospect, puis cliente,... Tousc, sera donc cette fameuse société, c'est une agence de communication spécialisée dans la confection de bibelots publicitaires. Il n'ont pour le moment aucune connaissance en gestion d'entreprise, la société s'est créée il y a quelque année, leur marché se porte bien, une croissance importante à vue le jour. C'est ainsi qu'un certain nombre d'emploie ont été créée. Cette entreprise, montée par un homme seul s'est agrandie. Il a donc embauché des proches (sa mère, sa femme, son pote...) et n'ont aucune compétence. C'est pour cela que lorsque cons'eil les contactera, ils accepteront ces services afin d'apprendre à gérer l'agence, et donner à chacun des employés les moyens de se comporter correctement avec ses collaborateurs et proches. Les débuts Après la connexion à l'application, nous arrivons sur l'accueil de l'application. Nous allons commencer à créer les services et produits que l'on vend. Dans ce document, nous rajouterons des produits, certes peu crédible, mais cela reste fictif : De l'accueil, cliquez sur produit/service->nouveau service. Nous renseignerons les champs de la manière suivante : * Ser001 * Journée de formation à la gestion d'entreprise * 500€ * 19.6 * en vente * cette journée permet d'apprendre à un client la manière de gérer une entreprise. Apprendre les obligation d'un chef d'entreprise, comment gérer un budget, des salariés, des fournisseurs. Savoir ce qu'il est possible de déclarer ou non. Explication de la convention collective de sa profession. * 1 * jour (cocher la case) on obtient la page suivante : De la même manière, nous ajouterons les services et produits que l'on trouvera dans le tableau suivant : (on note, que l'unité de durée est à votre propre choix) * Ser002 * Journée de formation à la relation du personnel * 600€ * 19.6 * en vente * cette journée de formation permet d'apprendre aux employés comment on est entre personnel, la relation que l'on doit tenir en fonction de la profession de chacun * 1 * jour (cocher la case) * Ser003 * Fournée de formation à l'outil informatique * 900€ * 19.6 * en vente * cette journée de formation permet d'apprendre à des néophytes l'utilisation des principaux organe de la bureautique (openoffice, firefox, kmail, ...) * 1 * jour (cocher la case) * Pro001 * Crème d'entente avec la secrétaire * 120€ * 19.6 * en vente * 4 * ce produit, est une crème à ce mettre sur le visage lorsqu'il existe des tensions entre un cadre et sa secrétaire. Ceci l'aide à supporter le dialogue lorsqu'elle comprend pas. Ce produit est en cour de modification pour l'usage des secrétaire qui ne supporte pas leur patron. * Pro002 * Crème de travail * 120€ * 19.6 * en vente * 4 * ce produit, est une crème que l'on applique afin de faire le travail plus rapidement que le demande le patron. Utile pour avoir une augmentation plus rapidement. Pour ce qui est de la gestion des stocks, nous allons créer un local de stockage afin de pouvoir gérer la quantité de stockage et pouvoir prévoir le rachat des produit avant de tomber à cour. Utile pour travailler en flux tendu et donc réaliser des économies de place, et d'immobilisation de capital. De là où sommes il existe forcément un onglet (lien) nommé STOCK. Nous cliquerons dessus. Pour ceux qui serait parti en peu partout, il vous suffit de revenir sur la partie produit/service et de cliquer là où l'on peut lire stock. Ensuite, nous irons sur nouvel entrepôt. L'étape de création d'entrepôt commence : * local de l'agence * ceci est le local de stockage de l'agence. ou tous les produits se trouvent pour le moment faute de stockage ailleurs * ouvert Afin d'ouvrir le stock pour chacun des produits, nous irons dans : accueil->produits/services->le produit que l'on veut rajouter dans les stocks soit le pro001 la manipulation sera rigoureusement la même pour pro002.->correction stock on arrive donc sur la page suivante : il suffira de rajouter le nombre de produit que l'on a en stock soit 10 pour l'exemple qui nous occupe. Nous validons et l'on revient sur la presque même page, où l'on constate que la valeur du stock a bien augmentée. Il est possible de la diminuer... Le contexte est donc créé, il est possible grâce à la gestion des fournisseurs de pouvoir préparer les rappels de commander et d'automatiser les commandes fournisseurs dès que les stocks deviennent trop faibles. Mais cela entrera dans la prochaine version de ce how to. Nous allons maintenant créer nos clients, afin de vendre nos produits/services. Le rôle de commercial. Ajouter une société C'est donc par le rôle de commercial que commence notre activité. Ce derniers, grâce à son activité, se rempli au quotidien un book sur lequel se trouve un certain nombre d'information qu'il va entrer dans Dolibarr pour la suite de son activité. Nous présumons que c'est lors d'une visite dans une ZI, qu'il a découvert l'agence Tousc, où il a constaté des problèmes de management. Ne voulant pas tout de suite faire du rentre dedans, il a décidé de ne prendre que les informations publics de la société. Du moins, ce qui est affiché sur le panneaux dans la rue. Il rentre à son bureau, se connecte a Dolibarr (pour nous, cette étape se fera juste en cliquant sur accueil en haut a gauche de la fenêtre qui est ouverte. Il décide de renter les informations récoltées durant son déplacement : Il cliquera tout simplement sur " nouvelle société ". sur cette page il pourra remplir toutes les informations concernant Tousc. Pour le moment, cette entreprise ne le préoccupe pas trop. En effet, il a beaucoup de travail pour le moment, mais son réflexe de commercial fait que il sait que plus tard, quand il aura moins de contact, il pourra s'occuper de cette société. C'est pour cela qu'il la taggera comme prospect afin de pouvoir lui effectuer un rappel l'an prochain. Il enregistre. Ajouter une action Tout de suite après, il se rend sur l'onglet Prospect (peut être y êtes vous déjà). De là, il va pouvoir ajouter une action à faire qui lui rappellera de s'occuper de ce futur client (ça il ne le sait pas encore). Une fois sur la page prospect, il clique sur " nouvelle action " qui à ce stade devrait être en bas à droite si vous n'avez pas pris les devants de ce document. Il indique : * qu'il se prendra une demi heure * 30 juin 2004 à 11h00 * pour un appel téléphonique * il entre cet appel dans le calendrier (il faut avoir pour cette option configuré web calendar comme l'a fait Pierre Verley (intégration possible dans une des versions de Dolibarr - même auteur que ce document. Cf-adr en bas de page) afin d'automatiser son calendrier. * Comme commentaire, il va indiquer qu'il a découvert cette entreprise par hasard lors d'un déplacement, que il avait repéré des problèmes de gestion, et qu'il pourrait être intéressé par les compétences de cons'eil. Il n'a aucun contact particulier. Après enregistrement, il continue donc son travail comme vous serez à même de le faire après avoir compris ce how to. Consulter une action à effectuer : Lors de connexion ultérieure, ce commercial, se rend régulièrement sur l'onglet commercial. Afin de voir quelles sont les actions à réaliser prochainement. Pour afficher toutes les actions, il suffit de cliquer sur actions dans la partie gauche de l'application. Cette partie est en quelque sorte l'outil de navigation rapide dans chacun des espaces métiers de l'application. Ces actions sont ordonnées de la plus récente, à la plus vieille. Afin d'avoir en premier celle qui sont à faire, ou les moins éloignées. Un jour, le rappel qui aura été réalisé quelques lignes plus haut, finira le premier de la liste (du moins, si il fait bien le travail.) Il cliquera donc comme de coutume (oui, après, cela devient une habitude) sur le type de l'action : " appel téléphonique " et découvrira le commentaire qu'il a laissé. Commentaire bien utile, car depuis, il avait complètement oublié. Il cliquera sur le nom de la société en gras dans la page et une page déjà vue auparavant apparaît avec toutes les informations de la société. Il prend donc son téléphone, et discute longuement, comme il l'avait prévu. Et récupère un maximum d'information. Le bilan de ce coup de téléphone est le suivant : Lors de l'appel, il a obtenu le patron de l'agence, guste tavhe. Cette personne est fortement intéressée par l'activité de cons'eil, car il a en effet de gros problème de gestion d'entreprise. Notre commercial lui propose donc d'envoyer par mail, une documentation précise sur cons'eil. Durant l'échange notre commercial qui très pro, s'est intéressé à l'activité de son futur client qui lui aussi lui enverra une documentation. Moyen efficace pour fournir son n° et son mail afin d'obtenir un rappel ! avant de raccrocher, ils se mettent d'accord pour se rappeler 15 jours plus tard (pour un rendez vous ?) Réaliser une action Suite à l'appel, grosse étape de remplissage dans l'application. Première étape, dire que l'action a été faites : pour cela il clique sur l'action dont le type figure en gras dans les actions à faire (normalement la première). Il édite la fiche, afin de la tagger comme réalisée cela consiste à indiquer 100% dans la case correspondante. Pour les prochaines étapes nous pourrons indiquer le contact, lorsqu'au moins un aura été créé. On enregistre l'information et l'on re clique sur le nom de la société en gras dans la page courante. Nous sommes bien de retour sur la page de toute à l'heure donnant les informations de la société. Sauf que désormais l'action est passée dans les actions effectuées... Ajouter un contact Nous avons eu et aurons toujours le patron de l'agence comme contact ! tant mieux, il est le seul à décider dans cette agence, ça sera d'autant meilleur pour notre action commerciale. Sur la droite de l'écran, nous irons sur " ajouter " afin d'assigner un contact à cette entreprise. Comme de coutume une série de champ apparaît qu'il faut saisir pour obtenir les informations capital pour la bonne marche de notre action. Vous aurez l'occasion de découvrir lorsque vous aurez un peu plus de maîtrise qu'il est possible de renseigner une quantité d'informations importantes, quelque soit la relation que l'on entretient avec ce client. (anniversaire, information état,... tout cela pour améliorer la qualité des contacts avec ce dernier.) tout cela est accessible sur les onglets disponibles une fois la fiche complétée. Mais je m'arrête là, on en reparlera plus tard. La manière de remplir la fiche n'a rien de sorcier, une indication peut être : expliquer ce qu'est le jabberid, cet identifiant est en quelque sorte un aim/icq.. privé. Il n'est pas nécessaire de remplir toutes les informations. Remplissez celle dont vous avez besoin. Par la suite, il suffira d'éditer la fiche pour compléter les informations. Une fois remplie, on valide en cliquant sur Ajouter. La fiche de M. Guste Tavhe (0320000000 comme tel pro)est créée. Notez que si vous n'avez pas configuré de serveur SMTP pour l'envoi des mails, vous obtiendrez en haut de l'application une erreur expliquant la cause du problème (ou rien du tout, si vous n'y connaissez rien). Une fois la fiche crée, vous pouvez voir ce que l'on évoquait plus haut, c'est à dire des onglets permettant de fournir d'avantage information sur le contact. La manipulation de ces dernières seront évoquées dans des versions ultérieurs si le besoin s'en fait ressentir. Continuer à insérer les actions réalisées et les actions à faire : 1 coup Nous retournons donc sur la fiche de la société Tousc en cliquant tout simplement sur le nom en gras (le fonctionnement est toujours pareils, je présume que vous commencez à vous habituer). Nous allons donc saisir le reste des informations : Pour le rappel, nous avons émis un coup de téléphone, nous allons donc cliquer sur appel émis, sur la ligne de Guste Tavhe que nous venons de créer. Si vous souhaiter modifier des informations, il suffit de cliquer sur le papier crayon à droite de la ligne. Une page avec des formulaire s'affiche nous allons dans l'ordre renseigner les champs : * Les premiers champs sont remplis de manière automatique (merci !) il est tout de même possible de modifier les informations au cas où, on ne sait jamais de quoi la vie est faite. * Le champ commentaire contiendra donc le texte suivant (par exemple) : Premier contact avec M. Tavhe, excellent rapport, il est intéressé par notre activité. j'envoie la doc. Prochaine action à faire * Ajouter * Durée 10 mn * Le 30 juillet 2004 à la même heure * Pour prendre rendez vous * Calendrier (pour ceux qui ... comme tout à l'heure) * Commentaire : " on doit convenir d'un rdv, comme dit lors du précédent appel. (savoir si il a reçu la documentation " Et on enregistre. On constate que deux nouvelles lignes sont apparues. L'une renseigne l'appel qui vient d'être effectué et que l'on a pas à marquer comme réalisée ; l'autre marquant le rappel qu'il faudra faire dans un mois pour prendre le rendez vous. Un échange d'un autre type (mail...) Reste une chose à faire avant de passer à l'étape d 'après, il faut indiquer que l'on a envoyé une documentation sur notre activité. Pour cela, nous agirons de la même manière que l'appel qui vient d'être effectué. En effet, nous allons cliquer sur l'adresse mail que l'on a obtenu pendant l'appel téléphonique qui doit être en gras (signifiant un lien vers une autre page) on obtient une page du même type que celle obtenue précédemment pour remplir les informations de l'appel téléphonique à la nuance que les informations cachée qui seront sauvegardée seront d'une autre nature que tout à l'heure. Il n'y aura ici que le premier commentaire à remplir. Effectivement, il n'y aura pas d'action qui dépendront de cet envoie puisque l'on a déjà prévu un rappel concernant en rendez vous. Si cet appel n'avais abouti que sur un envoi de documentation, on pourrait ici créer un rappel à un mois pour relancer le prospect. Dans ce commentaire, nous dirons donc : documentation x et y envoyée. On enregistre, et l'on remarque que l'action est ajoutée dans les actions effectuées. Nous pouvons désormais attendre que le temps passe. Le travail de prospection est déjà bien entamé. Les étapes suivantes seront bientôt un peu plus complexe. Mais vous avez pu ici vous faire à la manipulation du logiciel et à son fonctionnement général. Recevoir un document Entre temps, notre commercial, aura reçu par mail (ou autre) la documentation de l'entreprise Tousc. Afin de garder mémoire de ces précieuses informations qu'il ne désire pas recopier dans les notes de la société, il a la possibilité d'up loader les documentions reçues et/ou scannée... pour cela, il va entrer Tousc dans la module de recherche situé à gauche de la fenêtre de l'application, et lorsque le résultat sera affiché, il cliquera sur le nom en gras (comme de coutume). On arrive sur les pages de l'entreprise avec une série d'onglet dont certains ne nous sont pas inconnus. Celui qui nous intéresse est l'onglet document soit l'avant dernier. En cliquant sur parcourir, on peut aller chercher sur son poste le(les si on fait la manip plusieurs fois) document(s) que l'on veut rattacher à la société (pour parler simplement) afin d'éviter les doublons vous pourrez supprimer la version qui se trouvera sur votre poste. Pour la télécharger ultérieurement. Il est possible de supprimer un document de la fiche et d'en insérer des nouveaux à tous les moments. Proposition Commerciale Réaliser l'appel Le temps passe, nous sommes aujourd'hui le 30 juillet. Le commercial qui consciencieusement, se rend sur son module de gestion commerciale réalise qu'il a un appel à effectuer pour prendre rendez-vous avec le pdg de chez Tousc. Il va donc réaliser un appel, afin de savoir si M. Tavhe a bien reçu la documentation et aussi parler du rendez vous qui les occupe. Alors comme tout à l'heure, nous allons sur l'onglet " fiche Prospect " où l'on peut se remémorer tout ce qui a déjà été dit, fait... Afin que le " client " se sente important, privilégié... Une fois que le commercial se sent prêt, il réalise son appel, se garde les moyens de naviguer dans l'application au cas où M. Tavhe lui poserait une question. Durant l'appel, notre commercial écoute notre pdg, afin d'identifier son besoin pour lui apporter durant le rdv une proposition commerciale répondant à sa problématique. Nous détaillerons cela dans la partie création de la proposition commerciale. Le jour de l'entretient est trouvé, ce sera demain matin à la première heure, le sujet est urgent. Suite à l'appel, une étape déjà vue est de tagger l'action en : réalisée afin de ne plus voir afficher le rappel. On clique donc sur le texte en gras (ici prendre rendez vous si vous avez suivi ce document) puis sur éditer. Dans le champ pourcentage réalisé, on indique 100%, et on valide. On peut remarquer qu'ici contrairement à tout à l'heure, le contact apparaît, et l'on peut le modifier si besoin et si l'on a plusieurs contact pour la société. Ensuite, on retourne sur la fiche de Tousc (en cliquant sur le lien en gras bien sûr). Et l'on constate qu'il n'y a plus d'action à faire. Il faut maintenant rajouter le rendez vous de demain matin : On clique sur le numéro de Gustav Tavhe (lien en gras sur la partie gauche de la ligne du contact) pour signaler l'appel que l'on a fait pour prendre le rendez vous. Et l'on retrouve une page bien connue que je vous laisse désormais compléter comme il se doit. Réaliser la proposition commerciale Lors de l'appel, on a bien sur convenu d'un rendez vous, mais l'on va aussi discuter certains points chers à notre M. Tavhe afin que l'on puisse faire la proposition commercial que notre commercial défendra demain lors du rendez vous. Pour constituer cette proposition commerciale, nous sommes bien sur la fiche prospect de la société Tousc. Il nous suffit de cliquer sur " créer une proposition ". on obtient une page que l'on a encore jamais vu mais vous n'aurez aucun mal à remplir les informations nécessaires : on renseigne ici les informations susceptibles d'intéresser notre futur client. Pour le moment il n'y a pas de projet, mais rien ne nous empêche d'en avoir créé un au préalable, lors de la discussion, si un projet à été évoqué. Dans le cadre de ce document, nous réaliserons cette étape après le rendez vous. On insère tous les produits et service que l'on désire fournir au prospect. Suite à l'enregistrement, nous avons toujours la possibilité de rajouter des éléments à cette proposition. La force de Dolibarr est de toujours pour modifier les documentions clientes qui sont produites et de garder une trace de tout ce qui a pu être réalisé.D'ailleurs, il est possible d'insérer des éléments qui ne sont pas dans la liste des produits et services, ce qui nous laisse une certaine marche de manœuvre notamment pour les produits " modifiés " pour les adapter au client Lors de cette étape un pdf a été réalisé, que l'on pourra ouvrir en cliquant dessus puis l'imprimer. (pour le donner au rendez vous qui nous concerne) la proposition tel qu'elle vient d'être faite nous convient, il n'y a rien à rajouter (si vous devez ajouter des produits, il ne faut pas se priver). Si des modifications sont apportées, vous n'oublierez pas de régénérer le pdf, en cliquant sur générer. Une fois que la proposition vous convient, vous pouvez valider sa création en cliquant sur le bouton du même nom. Avant validation et si vous quittez l'étape avant validation, ce n'est pas grave, la proposition est considérée comme brouillon, vous aurez tout le loisir d'y revenir ultérieurement et de la valider par la suite. (en vous rendant sur l'onglet brouillon par exemple, par le biais de la fiche de tousc...). Il est à ce niveau possible de faire bien des choses, mais allons y étape par étape. Ce que vous n'avez pas vu encore, je vous l'indiquerais plus tard. Pour le moment, nous ouvrons le pdf, (en bas à gauche de la fenêtre) et l'imprimons pour demain.) Les modifications de la proposition commerciale 1. Le rendez vous, qui a eu lieu ce matin, a fait l'objet de bien des discussions. En effet, notre prospect veut grâce à la performance de notre commercial tout voir de notre activité et commander tout ce qu'il peut. Notre commercial réjoui de sa performance du matin va se précipiter pour compléter toutes les informations. (de la société, car rappelons le, nous n'avons pour le moment pas beaucoup d'information sur cette dernière, pour cela, il suffit sur la fiche tousc de cliquer sur modifier et de renseigner les informations récupérées.) il faut aussi ajouter le rendez vous dans les actions effectuées, et ajouter le rendez vous pour l'historique (cliquer sur le nom du contact dans l'onglet prospect de la fiche de Tousc) je vous laisse pour cette étape, nous l'avons déjà largement évoquée plus haut. Voici le commentaire que j'ai laissé : " rendez vous effectué, le client est ravi par notre activité, il veut tout, je lui fait la total, dans une propale que je lui envoie par mail. ". ATTENTION, un petit bug, il faut tagger l'action comme réalisée, car l'application ne le fait pas toute seule, ça devrait être corrigé un jour. 2. Maintenant, nous allons pouvoir modifier la proposition commerciale. Il existe plusieurs possibilités d'y arriver, soit par la fiche prospect, en effectuant la recherche ou bien par les listes, ... ; par l'accueil, car c'est une des dernières propositions... le tout étant d'arriver sur la proposition commerciale qui nous concerne soit la n°PRO40000. Une fois sur la page de cette proposition, nous allons pouvoir en cliquant sur le bouton modifier rajouter les éléments qui nous intéresse. Soit la totale : * 8 produits des deux sortes (afin de généré l'approvisionnement) * 1 jours de chaque service l'étape est la suivante : il suffit d'ajouter le produit, et pour plus de propreté supprimer le précédant afin de ne pas avoir deux fois le même produit sur la facture. Si il y a besoin de détailler cette étape précisez le moi, je ne manquerais pas de compléter l'information. Il est possible d'ajouter des produits à toutes les propositions, factures, changer les tarifs... le détails de ces fonctions dépassent un peu l'objectif de ce how to qui consiste à expliquer le fonctionnement de l'application. Les détails seront développés dans les prochaines versions si besoin est. Une fois les modifications réalisées, il suffit de valider et tout un processus de sauvegarde et de génération de document pdf prend cour (ce qui explique les temps de chargement) envoyer une proposition comme je l'ai dit plus haut, il existe plusieurs options pour les propositions et factures..... notamment celle de l'envoie par email de la documentation si vous avez configuré votre serveur SMTP (sinon, une erreur s'affichera !!) . Il suffit de cliquer sur envoyer la proposition et c'est un formulaire qui apparaît afin de renseigner les éléments indispensables pour l'envoi du mail. Sinon, vous avez le pdf que vous pouvez envoyer avec la bonne vieille méthode traditionnelle !!! clôturer sa proposition une fois que notre contact accepte la proposition, on retourne sur la fiche de la proposition par les moyens exposés ci avant. On clôture la proposition, en cliquant sur clôturer, on indique si elle est signée ou non. Pour notre cas, elle est signée, sinon, il faut tout recommencer ou porter les modifications nécessaires. Lorsque vous validez la signature, le prospect devient client, et un tas de possibilités apparaissent pour ce dernier, possibilités que nous expliquerons plus tard dans ce même document. Sur la page de la proposition, il est à tous les moments possible de visualiser ce qui a été effectué pour cette dernière (action, envoi,...) En tout cas, c'est une commande qui est générée à l'issue de cette étape. Notre commercial a donc finit sa lourde tâche de recherche de marché. Nous allons voir maintenant comment le responsable de projet va mener cette commande. Le rôle de chef de projet. Une fois que le projet à été accepté, et la proposition commerciale signée, c'est une commande (service ou produit) qui est effectuée. Le cette étape de création de commande sera comme nous le verrons tout à l'heure visualisée non par le commerciale, mais par le chef de projet qui pourra programmer le travail de chacun de ses collaborateurs sur le sujet ou générer les ordres de commande... nous allons tout de suite voir le processus de travail de ce dernier. Visualiser une commande Lors de la connexion de notre chef de projet, une nouvelle commande arrive et est a validée. Pour accéder à cette commande, il y a différentes possibilités. Soit par l'accueil, soit par la fiche du client. Un fois sur la fiche de la commande nous concernant, on a toujours la possibilité de rajouter des éléments dans la commande avant de la valider. Nous pouvons aussi maintenant lui assigner un projet (ce que l'on pouvait aussi faire avant, mais c'est ici que nous détaillons la fonctionnalité): cliquons sur le nom de la société cliente puis sur créer un projet. Il suffit pour cette étape d'indiquer une référence ainsi qu'un libellé pour le projet qui nous concerne (par exemple proj001, réorganisation de la société). Retournons ensuite sur la fiche client de la société Tousc, afin de porter les modifications concernant le projet de la commande. On clique alors sur la commande qui nous concerne, puis sur " classer la commande ". on sélectionne le projet correspondant si il y en a plusieurs, et on envoie l'information. Une fois vérifiée, la commande peut être validée et confirmée (ou défirmée). La commande est saisie, il n'est maintenant plus possible d'y porter une modification. Désormais, si l'on se dirige sur la page des expéditions, la commande y apparaît afin de répondre à celle ci. (elle arrive aussi dans les commandes à facturer pour le comptable de la société). Réaliser les commandes Le chef de projet en fonction de la commande va pouvoir créer les interventions (aller chez le client, ou faire le paquet) qui conviennent pour honorer le contrat fixé précédemment. Pour cela, il faut se rendre sur la fiche de la société (Tousc), lui attribuer un préfixe commercial, puis créer les premières fiches d'intervention réalisée qui n'ont que pour objectif (pour le moment) de faire une mémoire des tâches réalisées, et entrer dans webcalendar celles programmées dans l'emploie du temps des salariés de la société Cons'eil. L'étape finale en ce qui concerne la commande est l'expédition du coli. Dès l'accueil, il y a possibilité de rechercher une expédition, ou d'y aller via la liste des expéditions et notamment celles qui sont à traiter prochainement. Une fois sur le détail de la fiche de l'expédition nous concernant, on renseigne l'entrepôt d'où proviendra les produits, afin de réduire la taille des stocks puis valider afin de créer l'expédition. (modifier si il le faut la quantité envoyée) et créer. Si vous ne validez pas l'expédition, et sera tagger comme en traitement (l'employé est parti fouiller dans l'entrepôt...) il pourra y revenir via les expéditions en traitement dans la partie expédition. Une fois le colis dans la voiture jaune (ou ailleurs) on pourra clôturer l'expédition puis valider (toujours deux fois, car ce sont des points de non retour, alors il vaut mieux être sûr de ce que l'on fait ! Une fois le planning réalisé, la commande effectuée, le chef de projet, peut s'occuper de gérer ses équipes. Sa tâche sur l'application est assez rapide. Et ne consiste qu'à valider les commandes, gérer ses stocks, et générer les interventions des collaborateurs. Le rôle de comptable Dès qu'une commande à été validé, le comptable voit apparaître la commande dans la liste des commandes à facturer. Sa tâche est relativement aisée et nous en conviendrons, se limitera à valider une certaine quantité d'étape qui feront l'objet de rappel, (ou d'affichage) à l'accueil de la gestion comptable. L'intérêt de Dolibarr pour la gestion comptable étant l'outil de statistique qu'il procure pour chacun des modules de l'application. Je vous laisse les découvrir, afin d'orienter les projets de Cons'eil comme il se doit. Nous arrivons donc sur la fiche de la commande précédente via la page des commandes à facturer. Nous allons ici cliquer sur facturer pour créer l'action du même nom. Il est ici possible de saisir un certain nombre d'information utile pour la facturation que je vous laisse découvrir. Une fois saisie, on crée un brouillon qu'il nous sera toujours possible de modifier avant de générer la facture qui elle sera inaltérable car c'est un document comptable comme tout le monde le sait. Une fois le brouillon créé, on arrive sur une liste de facture, que l'on ouvre (enfin la facture qui nous intéresse) afin de la valider. Après confirmation et si l'on arrête la manipulation, la facture ainsi générée prendra place dans les factures impayées du module de comptabilité afin de pouvoir effectuer les rappels qui correspondent. Et permettre de porter les modifications sur ces factures. Nous nous y rendons donc afin de réaliser un premier paiement. (une erreur est générée à ce moment, à cause de la configuration mail de certain, il suffit de taper F5, pour oublier ce douloureux passage !) Le paiement en X fois avec ou sans frais Une fois dans la fiche de la facture une quantité d'option comptable nous sont offertes, qu'il sera aisé de maîtriser avec les temps. Il est en effet possible d'envoyer la facture par email, générer le pdf correspondant à l'état actuel de la facture, émettre un paiement, l'annuler, ou bien en faire une facture récurrente à cause des services/produits fournis. Nous allons donc émettre un paiement, en cliquant sur le bouton correspondant. Il suffit de saisir le montant reçu avec les informations bancaires correspondantes. Si le montant est inférieur au montant de la facture, cette dernière restera dans les factures impayées afin de garder un souvenir de l'oublie de notre client Ps astuce, se générer des commandes internes pour l'utilisation interne des stocks